ManyDesigns Portofino incorpora un potente sistema di gestione dei workflow. Partendo dal modello dei dati, un workflow permette di definire chi può accedere a tali dati, con quali permessi e in quale ordine temporale. La gestione dei workflow è strettamente legata al coordinamento degli utenti ed è un requisito fondamentale di tutti i sistemi multiutenti, quali i sistemi informativi aziendali.
Esistono schemi di workflow largamente diffusi. Si pensi ad esempio ad un iter di approvazione: un utente crea una bozza di documento; quando la bozza è soddisfacente, l'autore la invia per l'approvazione; un approvatore valuta la bozza e in caso di esito positivo ne autorizza la pubblicazione. Si tratta di uno schema 'bozza' - 'in approvazione' - 'pubblicato' comune in molti contesti e in molte varianti. Per un esempio di workflow di "autorizzazione di ferie" si veda la sezione dei video dimostrativi.
Portofino permette di realizzare una varietà di workflow standard e completamente personalizzati. Il modellatore è in grado, intervistando le persone coinvolte in un processo aziendale, di definire i passi di cui il processo è costituito, le sequenze, le iterazioni e le eccezioni possibili nell'esecuzione dei passi e quali sono i ruoli autorizzati ad eseguirli.
Portofino incorpora un sistema di permessi e di visibilità integrato con i workflow. E' possibile definire regole per mostrare o nascondere oggetti a certi utenti a seconda dello stato in cui si trovano. Per esempio, un documento in 'bozza' potrebbe essere visibile solo al suo autore. E' anche possibile definire regole di permessi a livello di singoli attributi (campi). Per esempio, in un sistema di gestione dei bandi, l'attributo 'valutazione' potrebbe essere visibile solo ai membri della commissione valutatrice.
I workflow permettono al sistema informativo di riflettere il modo in cui l'azienda lavora e quindi di essere più vicino alle necessità aziendali.